Erfahrungen mit eridian.de

Eridian.de: Schluss mit den Papierbergen!

Obwohl das moderne Arbeitsleben heutzutage inzwischen weitgehend vom Computer bestimmt wird, gehören Papierberge und übervolle Akten leider in vielen Büros trotzdem noch immer zum Alltag. Vom Wunschziel, dem "papierlosen Büro", ist man vielerorts noch weit entfernt - schließlich gelten für viele Unterlagenarten vom Gesetzgeber her gewisse Aufbewahrungsfristen. Des Weiteren bestehen oftmals Ängste, dass elektronisch Gespeichertes im Daten-Nirvana verloren gehen könnte. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet eridian.de, ein professioneller Scan- und Digitalisierungsservice, der sämtliche Unterlagen im Kundenauftrag "rechtssicher, revisionssicher und vorsteuerabzugsfähig" digitalisiert – von Akten, Rechnungen sowie Belegen über Bücher bis hin zu Röntgenbildern.

Professionelle Sicherung der digitalen Unterlagen

Dabei werden die Dokumente nicht nur eingescannt, sondern auch so abgespeichert, dass eine Langzeitarchivierung möglich ist, sodass es keine Probleme mit eventuellen Aufbewahrungsfristen gibt. Bei Eridian nutzt man als Format durchsuchbare, zukunftssichere PDF/A-Dateien (gemäß ISO-Norm) und verwendet eine qualifizierte digitale Signatur, sodass Datensicherheit und schnelles Auffinden von Informationen vereint werden. Abgespeichert werden die Daten je nach Wunsch: Entweder auf DVD oder anderen Speichermedien des Kunden bzw. im Dokumenten-Management-System (DMS) von eridian.de. Dieses personalisierte Archiv ist revisionssicher und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBs). Die Papierunterlagen werden abschließend, nach Maßgaben der entsprechenden Sicherheitsgrundsätzen, vernichtet.

Die Vorteile des Services von Eridian, den sowohl Unternehmen und Selbstständige als auch Privatleute nutzen können: Kosten für den Lagerplatz entfallen, die PDF-Dateien sind durchsuchbar und unabhängig vom Betriebssystem oder von der Hardware. Da ist auch eine Außenprüfung des Finanzamtes kein Schreckensszenario mehr.

Des Weiteren hat das Unternehmen die technischen Möglichkeiten, um sogar Frakturschriften einzuscannen sowie eingescannte Bücher als Hörbuch (mp3 Datei) umzuwandeln.

Allgemeine Erfahrungen mit eridian.de

Da aktuell auf den einschlägigen Bewertungsplattformen keine Kommentare von echten Nutzern verfügbar sind, kann eine Sterne-Benotung leider nicht erfolgen. Sobald jedoch genug Kundenstimmen vorhanden sind, aktualisieren wir den Erfahrungsbericht dementsprechend.

Kein Stress mit dem Aktentransport

Wer den Service nutzen möchte, um das Büro zu "entschlacken", braucht sich einfach nur auf der Seite von eridian.de zu registrieren. Die betreffenden Dokumente (egal ob einzelne Unterlagen, Aktenordner, Bücher oder Fotos) werden kostenlos in bereits vorfrankierten Briefumschlägen oder Paketen an den Dienstleister geschickt.

Geht es um umfangreichere Aktionen, so bietet Eridian auch eine Abholung der Unterlagen vor Ort an. Handelt es sich dagegen nur um einzelne Aktenordner, so können diese aktuell nur innerhalb Berlins abgeholt werden – hierfür fällt allerdings ein Aufpreis an.

Bezüglich der voraussichtlichen Umsetzungsdauer vom Scan bis zur fertig archivierten PDF-Datei sind auf der Webseite keine konkreten Angaben zu entdecken. Lediglich im Hinblick auf den Buchscan wird darauf hingewiesen, dass "die momentane Bearbeitungszeit bei ca. 4 Wochen ab Eintreffen der Sendung liegt". Beim Express-Auftrag (50 % Aufpreis auf den Nettopreis) sind es dagegen 5-7 Tage.

Vorteilhaft für die Kunden

Überzeugte Nutzer des Rechnungskaufs sind bei Eridian genau an der richtigen Adresse: Hierbei handelt es sich um eine der zur Verfügung gestellten Zahlarten. Aber auch, wer auf sichere Online-Varianten setzt, findet eine gute Option vor; der Anbieter bietet nämlich ebenfalls eine Begleichung des Zahlbetrags via PayPal an. Insofern kann der Nutzer sich auch auf den Käuferschutz des Zahlungsdienstleisters verlassen, falls es doch einmal zu Komplikationen kommen sollte.

In jedem Fall gewährleistet die vollständige Verschlüsselung der Webseite des Online-Shops, dass Kunden hier unbesorgt surfen können. Durch den verwendeten hohen Sicherheitsstandard können keine eingegebenen Daten abgefangen werden.

Allerlei Wissenswertes rund um den Dokumentenscan

User, die sich grundsätzlich über die Möglichkeiten und die Vorteile des Dokumentenscans informieren wollen, erhalten auf der Webseite von eridian.de zahlreiche Infos zur Verfügung gestellt. Dazu zählen etwa ausführliche Erläuterungen zum Thema Aufbewahrungspflichten und den gesetzlichen Grundlagen, die beachtet werden müssen. Des Weiteren wird ebenso aufgeführt, welche Dokumente unbedingt im Original aufbewahrt werden müssen sowie welches Medium für eine Speicherung der Daten am sinnvollsten ist etc. Die FAQ und der Bereich "Tipps & Tricks" bieten somit eine gute Handreichung, um zu entscheiden, ob ein "papierloses Büro" nicht auch für das eigene Unternehmen in Frage kommt.

Abgerundet wird der Serviceteil der Webseite durch Infos zu den bei Eridian aktuell eingesetzten Scannern und dem Scan-Prozess, der basierend auf den gesetzlichen Forderungen abläuft. Der E-Mail-Newsletter informiert u.a. darüber, wenn es interessante technische Neuheiten gibt – neue Scanner, zusätzliche Verfahren oder ähnliches.

Sollte sich die Frage auch beim Durchlesen dieser Seiten nicht klären lassen oder gibt es einen sogenannten "spezialgelagerten Sonderfall", für den man eine maßgeschneiderte Lösung benötigt, so steht auch ein Support-Team zur Verfügung. Dieses kann entweder telefonisch an 4 Tagen die Woche kontaktiert werden oder mittels E-Mail (eine Antwort darauf erfolgt in der Regel binnen 24 Stunden).